Kurumsallaşma kavramı, temel olarak bir şirketin kurum kimliğinin ve büyümesi, gelişmesi için gerekli olan tüm organizasyonların bir araya getirildiği bir süreci ifade etmektedir. Kurumun tüm birimlerini, faaliyetlerini ve safhalarını kapsayan kurumsallaşma süreci kurumların varlığını sürdürebilmesi için hayati önemdedir.
Bir başka deyişle kurumsallaşma; gelecek planı yapmak, plana sadık kalmak ve dikine mobilize olabilmektir. Bir genç iyi bir yaşam sürebilmek için nasıl ki planlar yapıyor, prensipler ediniyor, ilkeli kalıyorsa kurumların büyümesi, gelişmesi ve hayatta kalması için de bu bakış açısı mecburidir, fakat elbette gerçek bir kişinin kimliğini, yaşamını tasarlamaktan çok daha karmaşık ve katmanlı bir süreçtir.
Kurumsallaşma Nedir?
Kurumsallaşma, bir kurumun ait olduğu kişilerin ya da yönetici ve çalışanların varlığından özgürleşerek kendi kurum sisteminin oluşturulduğu ve bunun için gerekenlerin gerçekleştirildiği süreçtir. Kurumsallaşmanın temel amacı, kurumu kişilerden bağımsızlaştırarak iş ve işleyişin sürekliliğini sağlamaktır. Bu durum kurumun iş yeri sahibi, yönetici ve personelden tam anlamıyla bağımsız olduğu anlamına gelmemektedir. Aksine onların kurum içi davranış ve organizasyonlarının belirlenmesidir. Bir başka deyişle kurumsallaşma, kurumun tüm hiyerarşilerini profesyonel iş ilişkisi kurmaya ve kuruma uyumlu olmaya zorlayan bir kurum sistemi oluşturabilmektir. Zira bir iş yerinin sosyolojik, psikolojik, fiziksel birçok unsura bağlı olarak değişkenlik gösteren insana bağlı oluşu o iş yerinin tutarlılığını ve sürekliliğini de olumsuz yönde etkiler. Bu bakımdan söylemek gerekir ki kurumsallaşma, bir iş yerinin sürekliliğini ve işin tutarlı gidişatını sağlamak için ihtiyaç duyulan bir sistemdir. Kurucu, yönetici ya da personel değiştiğinde kurumun hala varlığını ve karakterize özelliklerini sürdürebilmesi anlamına gelmektedir.
Kurumsallaşma kuralcı, bütünsel ve bağlayıcı bir sistemdir. Kurumun tüm birimlerini ve bu birimlerde yer alan kişileri konulan kurallarla bağlar ve değişiklikler kişilerden çok işin gerektirdikleri üzerine yapılır. Yani kurum kişiye göre değil, kişi kuruma göre iş yapma şeklini belirler.
Kurumsallaşma Süreci Neden Önemlidir?
Kurumsallaşma süreci en çok bir kurumun varlığının sürdürülebilirliği için önemlidir. Kendi sistemi oluşturulmuş bir kurum kurucu, yönetici ve personelin olumsuz etkilerinden yani kurum içi risklerden arındırılmıştır. Belirsizlik, verimsizlik, kurumun bağımlılığı faktörleri azaltılarak sistemlilik, profesyonellik ve şeffaflık unsurları artırılır. Bu sayede olası değişikliklerinde ya da görevin el değiştirmesi halinde kurumun göreceği zarar minimum hale getirilir. Aile şirketlerinde kurumların kuşaktan kuşağa aktarılırken hayatta kalabilmesi kurumun hangi oranda kurumsallaştığına bağlıdır. Zira kurumsallaşmamış ve aile şirketi bilinciyle yönetilen şirketlerin büyük oranda hayatta kalamadığı, kuşaklar arası değişikliklerden yoğun şekilde etkilendiği görülmüştür. Bu yönüyle kurumsallaşma, şirketlerin borsa değerlerini de etkilemektedir. Hayatta kalabileceği belli olan, kurumsallaşmış bir şirket diğerlerine göre daha az risklidir ve bu durum şirketin değerine de yansımaktadır. Daha açık anlatmak gerekirse: Kurumsallaşmamış bir şirketin el değiştirme potansiyeli düşüktür ya da yatırımcılar şirketin gidişatını riskli bulduğundan şirketi düşük değerler üzerinden almak ya da ortak olmak isterler. Kurumsallaşmış firmalarda ise tam, tersidir, profesyonelleşme şirketin varlığına ve var olacağına dair bir güvencedir.
Bunların yanı sıra kurumsallaşma, kurumların kapsayıcı olması bakımından da fazlasıyla önemlidir. Kurumlar birden çok hatta bazen binlerce kişinin bir araya geldiği sahalardır. Bu kadar insanın anlaşmazlık, çatışma yaşaması oldukça beklenir bir durumdur. Belirsizlik durumlarında karmaşıklık ortaya çıkar. Çok insanlı bir kurumu uzlaşmacı, kapsayıcı, belirli kılmanın yegâne yolu ise kurumsallaşmadır. Yapılan iş bölümleri, hazırlanan yönetmelikler ve kurum kimliğinin ön planda tutulması olası anlaşmazlıkların ve karmaşaların önüne geçer. Bu durum kurum ve işverenin yanında personel için de avantajlıdır.
Kurumsallaşmaya Giderken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kurumsallaşma, çok adımlı ve kapsamlı hem teorik hem pratik de bir süreçtir. Bunun yanı sıra birçok zıtlığın da bir arada olması gerekir. Örneğin bir kurum hem kuralcı ve esnek hem de kapsayıcı ve dışlayıcı olmalıdır. Bu kavramların dengeli şekilde uygulanabilmesi için şu unsurlara dikkat edilmesi gerekir:
Kurumun temel işleyişi ve temel gereksinimleri iyi tespit edilmiş olmalıdır. Bu temeller üzerinde oluşturulan prensipler kalıcı ve sürdürülebilir olacaktır.
Temel konularda ve temel ilişkilerde kurallar stabil olmalıdır. Fakat unutmamalı ki stabil olması için uygulanabilir ve akla yatkın olması gerekir.
Kurum içi ve kurum dışı iletişime ve ilişkilere önem verilmelidir.
Dijital dönüşüm, teknoloji gibi yenilikler yakından takip edilmeli, kurumun gelişmesini sağlayacak ya da karlılığı artıracak yatırımlardan kaçınılmamalıdır.
Kuralcılık, keskinlik ya da zorbalık ölçeğinde olmamalıdır. Böylesi bir durumda çalışmak imkansız hale gelir ve asıl amaçtan yani kurumun sürdürülebilirliğinden uzaklaşılır.
Kurum ilkeleri herkes için bağlayıcı olmalıdır. Personel, idari personel, üst yönetim ya da iş sahipleri kurumun ilkelerine ve yönetmeliğine tabi olmalıdır. Bu noktada bağlayıcılık yönünden eşit muamele edilmesi gerekmektedir.
Yaşamın ve çağın yenilikleri, müşteri beklentileri dikkate alınmalı, gelenekçi ve muhafazakar olmaktansa uyumlu ve dönüşüme açık olmak tercih edilmelidir. Bu durum elbette ilkesiz bir kuruma işaret etmemelidir.
Kurumun kimi konularda değişkenliğe ve yeniliğe açık olması gerekmektedir. Değişkenler yalnızca kurum içinden değil piyasalardan ve alıcılardan da gelebilir. Bu halde makul, sürdürülebilir, zamana uygun değişimlere ayak uyduracak esnekliğe sahip olmalıdır.
Kurumun misyonu ve vizyonu iyi belirlenmelidir. Üretilen iş, kapsam, kurum hedeflerine uygun vizyon ve misyonda ortaya konulmalıdır.
Kurum kimliği hem kurum içinde hem de kurum dışında ön planda olmalıdır.
Vizyon ve Misyon Belirlenmesi
Bir kurumun vizyon ve misyonunu belirlemiş olması, kurum ve iş farkındalığı ile hedeflerin belirlenmiş, rotanın çizilmiş olması anlamına gelir. Vizyon ve misyon hem kurum içi işleyişi hem de kurumun dışarıdan nasıl tanımlandığını belirlemekte ve kurum imajını oluşturmaktadır.
Vizyon ve misyonu belirlemek; kurumun ne yaptığını, bulunduğu konumu ve kurumsal amaçlarını yani hedef konumunu belirlemektir.
Vizyon kurumun gelecekteki hedefleri hakkında bilgi verir. Kurumun amacı, ulaşmak istediği konum, yapmak istediği işler vizyonunun birer parçasıdır.
Misyon ise kurumun kurulma amacı hakkında bilgi verir. Kurumun neden kurulduğu, varlığının dayanakları, geçmişten gelen motivasyonu, faaliyet ve hizmetleri misyon faktörleridir.
Vizyon ve misyonun belirlenmesi kurumun taslak çizimini yapmak gibidir. Kurum içinde nasıl hareket edileceği, hangi bilinçle aksiyon alınacağı, hangi değerlere sadık kalınacağı üzerine bir ölçektir. Bunun yanı sıra kurumun dışarıdan görünüşü, imajı, insanlarda yarattığı algı yani kurum kimliği de vizyon ve misyon ile belirlenmektedir.
Şirketin Üst Yönetim Yapısının Şekillendirilmesi
Kurumsallaşma sürecinde her şirket kendi teorik unsurlarını yani yönetmelik ve kurallarını belirlemiştir. Öneri, dilek, emir şeklinde belirlenen bu teorilerin yani yazılı unsurların hayata geçirilebilmesi için en önemli faktör ise kurumun üst yönetim yapısıdır.
Bu noktada üst yönetimin uygulayıcı, karar alıcı ve denetleyici birimler olduklarını belirtmek gerekir. Üst yönetim şirketin bel kemiğini oluşturur. Eğer şirketleri birer devlet gibi ele alacak olsaydık, üst yönetimin yasama, yargı ve yürütme erklerine benzer görevler üstlendiğini söyleyebilirdik. Üst yönetim yapılarının şekillenme biçimi de erklerin şekillenme biçimine benzerlik göstermelidir. İşin ve işleyişin, kurumsal yapının sürdürülebilirliği pratikte en çok üst yönetim yapısına ve kadrosuna bağlıdır. Bu yapıda iş bölümü, liyakat, ölçülü yetkilendirme, sınırlandırma, denge, bağımsızlık, işbirliği gibi birçok unsur bir araya getirilmelidir.
Temel olarak üst yönetim yapılarının kurum vizyonu ve misyonuna uygun olması, bu vizyon ve misyonları hayata geçirecek kabiliyette olması gerekmektedir.
İnsan Kaynaklarının Yapılandırılması
İnsan kaynakları kurum içi ve kurum dışı iletişim ve iş faaliyetlerinde önemli bir görev üstlenmektedir. Kurumun temel teşkilatlarından biridir. İş ve iletişimin sürdürülebilmesini, kurumsal farkındalıkların artmasını sağlar.
İnsan ilişkileri kuruma bağlı bir birim olup aracı kurum gibi faaliyet yürütebilmektedir. İşçi-işveren, müşteri-kurum ilişkilerinin nasıl olacağı ve ne şekilde organize edileceği insan kaynakları birimine bağlıdır.
Dolayısıyla insan kaynaklarını yapılandırmak, kurumsallaşmanın en önemli safhalarından birisidir. Kurumun dinamik yapısı bu birim tarafından yönetilir ve kurum imajı, kurum kimliği gibi faktörleri hayatta tutmak için gereklidir.
Yönetim Metrik Setinin Hazırlanması
Metrik, iş ve işlem süreçlerini çeşitli açılardan ölçmek için kullanılan ölçeklerdir. Metrikler en çok süreci yöneten yöneticiler açısından önemlidir. Yönetici etki ve etkinliğinden sorumlu olduğu işleri gözlemlemek, değişikliğe gitmek ve önlem almak için bu ölçütlere ihtiyaç duyar. Metrikler, bir işin sayılabilirliğini ve rakamlarla ifade edilebilirliklerini sağlamaktadır. Verimlilik, etkililik, işlevsellik gibi unsurları ölçmek için kullanılır ve yöneticiye performans bilgisini bu sayılarla ifade eder.
Yönetim metrik setlerinin hazırlanması kurumsallaşma için vazgeçilmez ihtiyaçlardan biridir. Kurumun stratejilerinin ve hedeflerinin ulaşılabilirliği metrik ölçümlerin göstergeleri ile saptanabilir. Göstergelerin verdiği sonuçlar, yol ve yöntemlerin sürdürülmesi ya da değiştirilmesi gerektiğine dair veri sunar.
Bunun yanı sıra metrikler süreçlerin hedefleri arasında yer almaktadır. Teorik, yazılı hedeflerin sayısal halleridir. Kelimelerle ifade edilen hedeflerin metriksel yani sayısal tezahürüdür ve ulaşılmak istenen hedefe yakınlık da ancak metrikler sayesinde ölçülebilmektedir. Yönetim metrik setinin hazırlanması kurumsallaşmanın olanaklarını artırırken kurumsallaşmanın amacı olan tutarlılık ve süreklilik kavramlarının da var olabilmesini sağlar.
Kurumsallaşmada Dijital Dönüşümün Değeri
Kurumsallaşma hedefi olan bir kurumun günümüzde dijital dönüşümden kaçınması imkansızdır. Hatta belirtmek gerekir ki dijital dönüşüm gerçekleştirilmeden var edilmeye çalışılan kurumsallaşma başarısız bir girişim olacaktır. Günümüzde iş ve işlem hızı, iletişim, veri toplama, veri saklama, veri paylaşımı gibi birçok faktör dijital teknolojiler ile sağlanmaktadır. Ayrıca diğer kurumlar ve müşteriler de faaliyetlerini büyük oranda dijital saha içerisinde yürütmektedir. Bu sebeple dijital dönüşümden kaçınmak rekabetten kaçınmak anlamına gelir ve kurumun zaman içinde geri planda kalmasına hatta varlığını kaybetmesine sebep olabilir.
Dijitalleşme, kurumun dijital dönüşüm süreçlerinden faydalanarak işletim faaliyetlerini hızlandırmasını ve rekabet avantajı elde etmesini sağlar. Kazanç elde etmek, iş geliştirmek, iş iyileştirmek için dijital dönüşüm kaçınılmazdır. Dijital bilgiyi merkeze alarak dijital kültürden faydalanmak bir kurumun üretim, iletişim, hizmet, kaynağa ulaşmak gibi safhalarını olumlu etkiler. Kurum içi faaliyetlerin kapsamlı, hızlı, karmaşadan uzak olmasını sağlar. Aynı zamanda var olan piyasaya, piyasa içi verilere ve faaliyetlere katılımı hızlanır. Müşterilerin yanı sıra alıcısı olduğu ya da ilişki içerisinde olduğu diğer kurumlarla etkileşimi artar.
Bu özellikleri ile dijital dönüşüm, kurumlar için başlı başına bir gelişimdir ve kurumsallaşma gibi diğer gelişimsel süreçleri de olumlu etkilemektedir. Hatta şu şekilde de ifade edilebilir:
Günümüzde dijital dönüşüm ve kurumsallaşma paket halinde gelmelidir. Biri olmadan diğeri eksik, sürdürülemez ya da hayata geçirilemez hale gelebilir.
