Stratejik BT Dış Kaynak Kullanımı

Her yönüyle başarılı BT Dış Kaynak Kullanımı

BT sistemleri ve BT hizmetlerinin profesyonel olarak dış hizmet sağlayıcılardan tedariki (BT kaynaklandırma veya dış kaynak kullanımı) birçok şirkette denenen ve test edilen bir uygulama. Dış kaynak kullanımı, dijital dönüşümün toplumun her alanını etkilediği günümüz dünyasında daha önce hiç olmadığı kadar önemli. Buna rağmen, PwC’nin yaptığı çalışmalar, dış kaynak kullanımını planlayan tüm BT organizasyonlarının %80’inde işletme hedeflerine dayanan yeterli düzeyde bir strateji bulunmadığını gösteriyor. Oysa, bilgiye ve gerçekere dayalı “üret” ya da “satin-al” kararları verebilmek için için böyle bir strateji gerekli.

BT dış kaynak kullanım süreçlerinin %60’tan fazlasında kapsam yeterli düzeyde tanımlanmıyor. Sonuç olarak, alınan teklifler eksik, yanlış olabiliyor ve daha önemlisi birbirleriyle karşılaştırması güç oluyor. Buna bağlı olarak sözleşme hazırlamak da zorlaşıyor. Bu şartlarda oluşan iş birlikteliklerinin ileri aşamalarında fiyat-performans oranı ve iş birliğinin kalitesi ise genellikle tatmin edici seviyelere ulaşamıyor.

PwC’nin BT dış kaynak kullanım uzmanlarıyla iş birliği yaparak bu tür zorlukların üstesinden gelebilirsiniz. Dikey entegrasyonun doğru derecesinin belirlenmesinde size danışmanlık sağlıyor; çeşitli hizmet sağlayıcılarını ve avantajları ve dezavantajlarıyla birlikte farklı BT tedarik modellerini tanıyor ve hizmet sağlayıcınızı nasıl etkili bir şekilde kontrol edebileceğinizi biliyoruz. Dış kaynak kullanımına ilişkin hesaplamaları ve değerlendirmeleri yapıyoruz ve ayrıca dış kaynak kullanımı ile fayda sağlamadığını belirlediğimiz hizmetlerin iç kaynak kullanımına dönüşmesi konusunda önerilerde bulunuyoruz.

Hizmetlerimiz

Dış Kaynak Kullanım Stratejisi

Strateji konusunda çalışmanın odak noktası, çerçeve şartları tespit etmek, stratejik hedefler oluşturmak, görüşleri değerlendirmek, dış kaynak hizmetlerinin dikey aralığını belirlemek ve BT dış kaynak kullanımı ilgili yol haritası geliştirmektir. Sizinle birlikte aşağıdaki detaylı soruları yanıtlıyoruz:

İşletme stratejiniz BT sisteminizi nasıl etkiliyor?
BT için dış kaynak kullanarak hangi hedefleri gerçekleştirmek istersiniz?
Hangi temel yetkinlikler ve fonksiyonlar şirketinizde kalmalı?
Şirketiniz için ideal dikey entegrasyon nerede?
Hangi genel şartları göz önünde bulundurmanız gerekiyor?
İhtiyaçlarınıza göre hangi modeller en fazla faydayı sağlıyor?
İç optimizasyon potansiyeliniz nerede?

Fizibilite

Dış kaynak kullanım projelerinin başarılı bir şekilde uygulayabilesi için detaylı hazırlık ve planlama gerekir. Bu da fizibilite aşamasında başlar. Bu aşamada, olurluk incelemesi yapıyor, başarı kriterlerini belirliyor, riskleri analiz ediyor ve performans ilişkilerini tanımlıyoruz. BT hizmetlerinize ilişkin olarak sizi dış kaynak kullanımına hazır hale getirip şu sorulara cevap veriyoruz:

Şirketinize yönelik riskler nelerdir ve bunları nasıl azaltıyorsunuz?
Dış kaynak kullanım dönüşümünüzün başarısını nasıl ölçüyorsunuz?
Sürece dahil olan şirket birimleri konuya hazırlıklı mı?
Hizmet sağlayıcıları şeffaf ve hedefe odaklı şekilde nasıl kontrol edebiliyorsunuz?
Halihazırda satın alınan BT hizmetlerinizin ne kadar etkin ve verimli?
Mevcut hizmet sağlayıcılarla istenilen avantajları elde ediyor musunuz?
Olurluk durumu ekonomik açıdan anlam ifade ediyor mu?

İhale/Sözleşme

Tedarik prosedürlerinin %60’ından fazlasında kapsam yeterli düzeyde tanımlanmıyor. Bunun sonucunda, sunulan teklifler oldukça dağınık ve karşılaştırılması zor oluyor. Dolayısıyla tedarikçinin seçilmesi ve sözleşmenin hazırlanması da zorlaşıyor. “İhale/sözleşme” aşamasında, ihale belgelerini ve şartnamelerini sizinle birlikte oluşturuyor, teklif verenleri seçiyor, özel incelemeyi hazırlıyor ve bu incelemeye katılıyoruz. Ayrıca pazarlık stratejileri geliştirerek sözleşme müzakerelerinde size destek oluyoruz. Odaklandığımız sorular şöyle:

İhtiyaçlarınız gerçeğe uygun ve doğru mu?
Şirketinizin ihtiyaçlarını hangi sağlayıcılar karşılıyor?
İhale sürecini nasıl hızlandırıyorsunuz?
Baştan itibaren tedarik ilişkilerini nasıl iyileştiriyorsunuz?
Daha iyi şartlar elde edebilmek için pazarlık konumunuzu nasıl güçlendiriyorsunuz?

Geçiş

Geçiş projelerinin %95’inde hem BT hizmeti alıcılarının hem de BT hizmet sağlayıcılarının başta planlanan süreyi ve finansal bütçeleri aşan giderleri vardır. Her iki taraf için de bunun en yaygın sebepleri, hazırlık ve uygulama sırasındaki bilgi eksikliği ve kaynak yetersizliğidir. Dolayısıyla geçiş aşaması ağırlıklı olarak değişiklikler için uygun kaynakların sağlanması, bir yönetişim çerçevesi oluşturulması, çalışanların geçişinin desteklenmesi ve olurluk durumunun güncellenmesiyle ilgilidir. Bu aşamayla ilgili şu soruların yanıtları önemlidir:

Çalışanların ve varlıkların BT hizmet sağlayıcılarına geçişini nasıl planlıyorsunuz?
Sağlayıcıya optimum bilgi transferini nasıl gerçekleştiriyorsunuz?
BT hizmet sağlayıcısını yönetmeyi ilk andan itibaren nasıl güvence altına alıyorsunuz?
Değişim sırasında işletme faaliyetlerinizin sürekliliğini nasıl sağlıyorsunuz?
Dış kaynaklı süreçleri sorunsuz bir şekilde iç iş akışlarınıza nasıl bağlıyorsunuz?

Dönüşüm optimizasyonu

Dış kaynak kullanımı projelerinin sadece %14’ünde karar vericiler dış kaynak kullanımından çok memnun kalıyor. İşte bu nedenle, dönüşüm optimizasyonu aşaması ağırlıklı olarak başlangıçta tanımlanan uzun vadeli hedeflerin ve optimizasyonların gerçekleştirilmesiyle ilgilidir. Tedarik ilişkileri yalnızca bu şekilde hem müşteri hem de hizmet sağlayıcı için uzun vadede başarılı olabilir. Bu çerçevede, sizinle aşağıdaki soruları cevaplandıracağız:

Daha önce belirlenmiş olan hedeflere göre ölçülen BT dış kaynak kullanım modelinin çalışıp çalışmadığını nasıl anlarsınız?
İlk olurluk durumu hala geçerli mi yoksa değiştirilmesi gerekiyor mu?
Mevcut BT tedarik modeline ilişkin itici güçler düzenli olarak incelenerek alternatifler analiz ediliyor mu?
Kalite, performans ve tedarikçi ilişkileri yönetimi modelinizi nasıl iyileştirebilirsiniz?

Fesih/Yenileme

BT dış kaynak kullanım sözleşmelerinin sadece %58’inde, BT departmanı, BT tedarik sözleşmesini değiştirmek ve/veya feshetmek için sözleşme bitiminde BT tedarik stratejisini inceliyor. Sözleşmelerin %25’i kontrol edilmiyor ve otomatik olarak yenileniyor. %17’lik kısım için ise genellikle yeni bir ihale gerçekleşiyor. Sözleşme takibini optimize edebilmek için sizinle aşağıdaki soruları yanıtlıyoruz:

Bir önceki hizmet sağlayıcınızın maliyetleri makul mu yoksa azaltılmalı mı?
Bir önceki BT dış kaynak kullanım stratejiniz asıl hedeflerinizi ne ölçüde yerine getirdi?
Hizmet sağlayıcısıyla olan sözleşmesel ilişkinizi nasıl optimize edebilirsiniz ve memnuniyetsizliğin sebepleri nelerdir?
Aksiyon planı için seçenekler nelerdir? Hangisini uygulamanız gerekir?
Sözleşmenin hangi şartlar altında uzatılması gerekir? Sözleşme bitiş maddesi nasıl hazırlanmalıdır?
Yeni bir sağlayıcıya geçişi nasıl planlamalısınız?