SGK Yönünden İşyeri Kayıtları Ne Kadar Süreyle Saklanması Gerekir?

Sosyal güvenlik mevzuatına göre, işverenlerin/alt işverenlerin/sigortalıyı geçici olarak devir  alanların ilgili kanunlara (VUK, TTK vd) göre tutmak zorunda oldukları defterler ve dayanağı  belgeler, SGK’ya yapılan bildirimlerin dayanağı niteliğinde sayılmaktadır.  

Buna göre, kayıt kavramı; ilgili diğer yasalar (VUK, TTK, Dernekler Kanunu, Kat Mülkiyeti  Kanunu, Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu) göre düzenlenmesi zorunlu olan defterlerin  (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri vd.) tümünü, belge kavramı da kayıtları doğrulayan veya kayıtlara dayanak olan tüm yazılı vesikaları (ücret ödeme bordrosu, ücret hesap  pusulası, fatura, gider makbuzu, dekont, sevk irsaliyesi vd.) kapsamaktadır.  

Sosyal güvenlik yönünden kayıt ve belgelerin saklanma süresi  

Sosyal mevzuatına göre işyeri kayıt ve belgelerini saklama yükümlüsü olan kişiler ve saklama  süreleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. 

İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi  hâlinde, Kurumun (SGK) denetim elemanlarına (Müfettiş, Denetmen) göstermek üzere, ilgili  bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, kamu idareleri 30 yıl  süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.  

Sigortalıyı geçici olarak devir alan işverenler ise, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülükleri  kendileri yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine  ait işyeri kayıt ve belgelerini yukarıda belirtilen sürelerle saklamak zorundadırlar. 

İşyeri kayıt ve belgelerinin ibraz edilme süresi 

İşyeri kayıt ve belgelerinin SGK denetim elemanlarınca istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz  edilmesi zorunludur. 

Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgelerin, kural olarak incelemeyi yapacak denetim  elemanının tebligatta belirttiği adrese getirilmesi gerekmektedir. Ancak, işverenler, işyeri  sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak  istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim elemanlarınca da  incelemeye elverişli bulunursa denetim bu yerlerde de yapılabilmektedir.

Denetim elemanlarının istemesi hâlinde işverenlerce, bilgisayar ortamında saklanan işyeri kayıt  ve belgelerin manyetik ortamda verilmesi, uygun donanım ve yazılım, terminallere ulaşım  imkânlarının sağlanması ve uzman personel sağlaması zorunludur. 

Defter ve belgeler, 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirimle veya elektronik tebligat  ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan  işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilmektedir. 

Yapılacak tebligat rağmen, 15 gün içinde haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması  veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine işveren, işyeri sahibi,  işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işverene ek süre verilebilmekte ve verilen ek süre denetim elemanı tarafından ilgililere yazı ile bildirilmektedir. Ancak, zamanaşımının söz  konusu olduğu hâllerde ek süre verilmesine ilişkin talepler kabul edilmemektedir. 

Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili,  alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirilmesi ya da bu durum  denetim elemanı tarafından bir tutanakla tespit edilmesi halinde, ilgililere defter ve belgelerin  ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmamaktadır. 

İşyeri kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesinin yaptırımı 

Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda uygulanacak idari para cezaları 5510 sayılı Sosyal  Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 102/ 1-e maddesinde düzenlenmiştir.  

Anılan madde hükmüne göre; Kanunun 86’ncı maddesinin ikinci fıkrasındaki yükümlülüğü  Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen 15 gün içinde mücbir sebep olmaksızın tam olarak  yerine getirmeyenlere aşağıda belirtilen idari para cezaları uygulanmaktadır. 

Tebligatların alınmasından sonraki 15 günün hesaplanmasına, tebligatın yapıldığı tarihten  sonraki gün başlanmakta ve 15’nci günün sonunda kayıt ve belgelerin ibraz edilmesi için tanınan  yasal süre dolmuş sayılmaktadır. Ancak, yasal sürenin son gününün resmî tatil gününe rastlaması  halinde, yasal süre resmî tatil gününü takip eden iş gününün sonunda dolmuş kabul edilmektedir. 

İşyeri kayıtlarının 15 günlük yasal süre geçirildikten sonra ibraz edilmesi durumunda, kayıtlar  incelenmekle birlikte, yasal süre geçirildikten sonra ibraz edilmesi nedeniyle yukarıda belirtilen idari para cezaları uygulanmaktadır. 

Ancak, işyeri kayıt ve belgelerinin yasal süre içinde ibraz edilmemesinin “mücbir sebebe” dayandığının kanıtlanması durumunda, işverenlere, işyeri sahiplerine, alt işverenlere ya da  sigortalıyı devir alan işverenlere idari para cezası uygulanmamaktadır.

Kanunda ve yönetmelikte mücbir sebeplerin neler olduğuna ilişkin herhangi bir hüküm  bulunmamakla birlikte, hangi hallerin mücbir sebep sayılacağı ile ilgili olarak Vergi Usul  Kanununun 13. maddesinde belirtilen mücbir sebep hallerine paralel bir uygulama yapılmaktadır. 

Bu çerçevede, aşağıda belirtilen durumlar işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazında mücbir sebep  olarak kabul edilmektedir. 

1- İlgili resmi kuruluşlardan alınacak belgelerle kanıtlanmak kaydıyla işyeri kayıtlarının ağır  kaza, ağır hastalık ve tutukluluk nedeniyle süresinde ibraz edilememesi halinde idari para  cezası uygulanmamaktadır. 

Ağır kaza ve ağır hastalık hallerinin, kayıt ibrazına engel bulunması ve mutlak surette yatarak  tedavi şeklinde geçmiş olması; ayrıca resmî yataklı sağlık kuruluşlarınca düzenlenecek sağlık  kurulu raporları ile belgelendirilmesi, resmi olmayan yataklı sağlık kuruluşlarından alınmış  raporların ise yine sözü edilen sağlık kurullarınca onaylanmış olması gerekmekte olup, aksi halde  mücbir sebep olarak kabul edilmemektedir. 

Ayrıca, burada belirtilen durumlar (ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk hali) gerçek kişiler için  geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler için söz konusu olmamaktadır. 

2- Kayıt ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesine engel olacak yangın, yersarsıntısı, su  baskını ve benzeri doğal afetlerin gerçekleşmesi de kayıtların süresinde ibraz edilmesine  engel teşkil eden mücbir sebep hali olduğundan, bu gibi durumlarda da idari para cezası  uygulanmamaktadır. 

3- İşverenlerin, işyeri sahiplerinin, alt işverenlerin ya da sigortalıyı devir alan işverenlerin iradesi  dışında oluşan mecburi gaybubetler (kaybolma hali) idari para cezası uygulanmaması  açısından mücbir sebep sayılmaktadır. 

Ancak, burada belirtilen durum da gerçek kişiler için geçerli olup, tüzel kişiliğe sahip işverenler  için söz konusu olmamaktadır. 

4- İşverenlerin, işyeri sahiplerinin, alt işverenlerin ya da sigortalıyı devir alan işverenlerin iradesi  dışındaki nedenler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkması hali de belgelendirilmek  kaydıyla idari para cezası uygulanmamasını gerektiren mücbir sebep olarak kabul edilmektedir. 

Örneğin, vergi incelemesi için vergi denetim elemanları tarafından incelenmekte olan defter ve  belgelerin, bu inceleme süresi içerisinde SGK denetim elemanına ibraz edilememesi halinde idari  para cezası uygulanmamaktadır. 

Mücbir sebepler dolayısıyla kesintiye uğrayan kayıt ibraz süresi, bu sebeplerin ortadan kalktığı  tarihten itibaren kaldığı yerden başlatılmak suretiyle saptanacak belge verme süresi içinde de  kayıtların ibraz edilmemesi halinde, bu kez saptanan sürenin son gününde geçerli olan asgari ücret  üzerinden idari para cezası uygulanmaktadır. 

Sonuç olarak; kayıt dışı istihdamla mücadele ve SGK’nın ana gelir kaynağı olan sigorta  primlerinin tahsilinin sonuçsuz kalmaması amacıyla diğer mevzuatların aksine sosyal güvenlik  mevzuatında işyeri kayıt ve belgelerinin saklanma süresi daha uzun belirlenmiş olup, denetim  elemanları tarafından ibrazı istendiğinde de 15 gün içinde ibraz edilmesi zorunlu olduğundan,  yüksek miktardaki idari para cezalarıyla karşılaşmamak için sosyal güvenlik yönünden işyeri kayıt  ve belgelerinin saklanma ve ibraz edilme sürelerine dikkat edilmesi gerekmektedir.