Personel eğitim harcaması ne zaman ücrettir, ne zaman değildir?

Nitelikli personel istihdam etmek, teknolojiyi izlemek ve değişen teknolojiye uyum sağlamak  zorunda olan, Ar-Ge faaliyeti yapan, belli bir büyüklüğün üzerinde olan bütün işletmelerde,  istihdam edilen çalışanların eğitimi önemli. 

Eğitim bazı işletmelerde, işletmede meslek içi eğitim şeklinde olabileceği gibi bazı işletmelerde çalışanlar yurt içinde veya yurt dışında bir eğitim kurumuna gönderilerek de yapılabilir.  

Bunun yanında, farklı şekillerde ve farklı amaçlarla çalışanların veya ileride çalıştırılacakların eğitimi söz konusu olabilir. Bu çerçevede örneğin ileride istihdam edilmesi amaçlanan öğrencilere  burs verilebilir, çalışanlar yurt dışına yüksek lisansa veya doktora yapmaya gönderilip eğitim  harcamaları finanse edilebilir. 

Aşağıda çeşitli durumları dikkate alarak, çalışanların eğitim harcamalarının giderleştirilmesi veya  vergilendirilmesini özetlemeye çalıştım. Özetleyeceğim konuların birçoğunda farklı görüşler  olabilir. Baştan söylemiş olayım. 

Şirket içi eğitim faaliyetlerine ilişkin giderler 

Zannediyorum geleneksel işletme yapılarında şirket içi eğitim yaygın bir uygulamadır.  

Nitelikli eleman yetiştirmek, personeli yaptığı işlerle ilgili değişikler konusunda bilgilendirmek,  yeni üretim teknikleri, yeni makineler, yeni teknolojiler konusunda eğitmek amacıyla şirket içinde  eğitim faaliyetleri bütün işletmelerde az veya çok yapılıyordur. Bu çerçevede eğitim  binalarının/salonlarının yapımı, bakımı, onarımı, eğitime hazır tutulması, bunun yanında  eğiticilerin ve eğitim ekipmanlarının sağlanması için yapılan harcamalar işletmeler için genel gider  niteliğindedir. Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesinin (1) numaralı bendi kapsamında doğrudan  gider kaydedilebilir. 

İşletme içinde kurulan eğitim biriminde şirket çalışanlarının dışında örneğin eğitim sonunda  istihdam edilmek üzere öğrenciler eğitiyor ve bu öğrencilere belli bir ödeme yapılıyorsa, bu  ödemeler de ücret niteliğindedir. Dolayısıyla bu ödemeler de 40. maddenin (1) numaralı bendi  kapsamında ücret gideri olarak dikkate alınabilir. Ancak bu ücretler Gelir Vergisi Kanunu’nun 28.  maddesi kapsamında gelir vergisinden müstesnadır. 

Öğrencilere verilen burslar 

Öğrencilere verilen burslar genel olarak sosyal sorumluluk gereği yapılan ödemelerdir. Bu  nitelikteki burslar, gerçek kişilere yapılan bağış niteliğindedir ve gelir veya kurumlar vergisi  matrahının tespitinde dikkate alınamaz. 

Burs, öğrencinin ileride istihdam edilmesi planı çerçevesinde veriliyorsa, yasal ifadesiyle, gelecekte  yapılacak hizmet karşılığında yapılan bir ödeme niteliği nedeniyle ücret olabilir ve ücret ödemesi  olarak gider yazılabilir. 

Gelir İdaresi öteden beri, şu koşulların varlığı halinde ödenen bursların gider yazılabileceğini kabul  ediyor: 

• Burs verilen kişinin okulu bitirdikten sonra işletmede çalışacağını öngören bir sözleşme  düzenlenmesi.
• Burs verilecek kişilerin herkese açık bir sınav sonucuna göre belirlenmiş olması (Örneğin  öğrencinin üniversite giriş sınavında dereceye girmiş olması). 
• Verilen burs tutarının makul olması. 

Çalışanın gelişimlerinin desteklenmesine yönelik eğitim giderleri 

Personelin verimliliğini artırmak, yönetici potansiyeli olan çalışanların gelişimlerini desteklemek  ve daha üst düzeyde görevlere hazırlamak veya işletme için önemli olan çalışanları ödüllendirmek  amacıyla, çalışanın yüksek lisans, doktora, yabancı dil eğitimleri gibi bazı eğitimler işletme  tarafından finanse edilebilir. Bu kapsamda eğitime gönderilen çalışanlara okul ücretleri yanında  belli bir ücret ve harcırah ödemesi de yapılabilir. 

Bütün bu ödemeler esas olarak ücret niteliğindedir ve ücret olarak vergilendirildikten sonra Gelir  Vergisi Kanunu’nun 40. maddesinin (1) numaralı bendi kapsamında ücret gideri olarak dikkate  alınabilir. 

Çalışanların eğitimi için yapılan harcamalar ne zaman ücret sayılır?

Gelir Vergisi Kanunu’ndaki ücret tanımını oldukça geniş. Kanun ücreti işverene tabi ve belirli bir  işyerine bağlı olarak çalışanlara hizmet karşılığı verilen para ve ayınlar ile sağlanan ve para ile  temsil edilebilen menfaatler olarak tanımladıktan sonra, çok sayıda ödemeyi de tek tek sayarak  ücret tanımı içinde kabul etmiş. 

Konumuz açısından ücret tanımının içinde geçen, çalışanlara “sağlanan ve para ile temsil edilebilen  menfaatler” ifadesi önemli.  

Çalışanların eğitimi için yapılan harcamaların ve ödemelerin ücret olup olmadığına karar  verebilmek için öncelikle, personele açık ve doğrudan bir menfaat sağlanıp sağlanmadığına  bakmak gerekir.  

Bütün eğitim faaliyetlerinin, az veya çok çalışanlara bir menfaat sağladığı söylenebilir. Ancak  çalışana yapılan bütün ödemelerin veya sağlanan bütün menfaatlerin ücret olduğu söylenemez. 

İşletme ihtiyaçları açısından çok da gerekli olmayan bir alanda, yüksek lisans yapmak üzere  personelin yurt dışına yüksek lisans yapmaya gönderilmesi durumunda, yapılan ödemenin veya  sağlanan menfaatin ücret olarak dikkate alınması gerekir. Buna karşılık yeni bir makinenin  kullanımı için yapılan şirket içi eğitimde de çalışana bir menfaat sağlandığı söylenebilir. Bu eğitimi  alan çalışan eğitim sonrasında hem daha kalifiye bir çalışan haline gelecek, çalışanın bilgi ve beceri  düzeyi artacak, hem de işten ayrıldığında yeni iş arayışında bu eğitim ona yardımcı olabilecektir.  Çalışana sağlanan bir menfaatin ücret olarak nitelenmesi için, eğitimin temel amacına, baskın  unsurun ne olduğuna, çalışana sağlanan menfaatin açık ve esaslı unsur olup olmadığına bakmak  gerekir. İşletme ihtiyacını karşılamaya dönük, çalışana doğrudan ve açık bir şekilde menfaat  sağlamayan/sağlamayı amaçlamayan ödeme ve harcamaları ücret kabul etmemek ve doğrudan  gider olarak dikkate almak gerekir diye düşünüyorum. 

İşletmenin faaliyet konusundaki yeni teknolojinin, yeni üretim şeklinin, yeni makinelerin  öğrenilmesi için yapılan eğitim harcamaları, eğitim nerede yapılırsa yapılsın ücret değildir diye  değerlendiriyorum.  

Benzer şekilde, temini mümkün olmayan veya zor olan bir elemana ihtiyaç duyulması durumunda,  istihdam edilen bir çalışanın istenen vasıflara sahip olması için yapılan eğitim harcamalarını da  ücret olarak tanımlamamak gerekir. Burada da baskın amaç şirketin ihtiyacının karşılanmasıdır,  kişiye doğrudan sağlanan/sağlanmak istenen bir menfaat yoktur. 

Bütün ücretler vergiye tabi midir? 

Çalışanların eğitimi için yapılan ve ücret sayılan bazı ödeme ve menfaatler gelir vergisinden  müstesna. İstisna düzenlemesi Gelir Vergisi Kanunu’nun 28. maddesinde. Bu maddeye göre, tahsil  ve tatbikat giderleri karşılığı olarak yapılan bazı ödemeler, örneğin öğrencilere verilen ve ücret  niteliğinde olan burslar gelir vergisinden müstesna.